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Digitalisierung

B2G E-Rechnungsstellung in Deutschland verstehen: Ein Leitfaden (1/5): Ein Rückblick auf die B2G E-Rechnungsstellung in Deutschland

January 31, 2024
3
Minuten Lesezeit

Entdecken Sie die Welt der E-Rechnung in Deutschland! Unsere neueste Blogserie führt Sie durch die verschiedenen Portale und Übertragungsmethoden im deutschen B2G E-Rechnungssystem. Erfahren Sie, wie Sie effizient und rechtskonform Rechnungen an öffentliche Stellen senden können.

Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen hat Deutschland in seiner E-Rechnungsverordnung (ERechV) öffentliche Auftraggeber verpflichtet, von ihren Auftragnehmern schrittweise E-Rechnungen im Format XRechnung oder in anderen Formaten zu akzeptieren, die dem europäischen Standard für E-Rechnungen entsprechen. Dies begann im November 2018 für Bundesbehörden und ein Jahr später im November 2019 für subzentrale, sektorale und konzessionierte Auftraggeber.

Am 27. November 2020 trat schließlich die Verpflichtung für Rechnungssteller in Kraft, Rechnungen elektronisch auszustellen. Ausnahmen von dieser Verpflichtung sind in der Verordnung geregelt und umfassen unter anderem Rechnungen für Direktaufträge bis zu einem Betrag von 1.000 € (Auftragswert).

Parallel zu den laufenden Diskussionen um das Wachstumschancengesetz, einschließlich des Vorschlags zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B), tauchen wir nun tiefer in das Thema der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich ein. In der folgenden Blogserie werden wir verschiedene Aspekte dieser deutschen B2G E-Invoicing Pflicht beleuchten, die derzeit bereits in Kraft ist. Heute beginnen wir mit einem Blick auf die verschiedenen Portale und Übermittlungswege, die für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland genutzt werden.

In den nächsten Ausgaben werden wir die verschiedenen Rechnungsstandards näher beleuchten, einen tieferen Einblick in Peppol im Kontext der deutschen B2G-E-Rechnung geben und den Stand der Einführung der E-Rechnungspflicht in den einzelnen Bundesländern beleuchten. Schließlich werden wir uns genauer ansehen, wie unsere All-in-One-Lösung für KMU, Banqup, Ihnen dabei helfen kann, Ihre Rechnungen gesetzeskonform an die deutschen Behörden zu übermitteln.

Eine Vielzahl von Portalen

Die deutsche Bundesverwaltung nutzt zwei bundesweite Portale für E-Rechnungen: Die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes), die allen Organisationen der unmittelbaren Bundesverwaltung den Empfang von E-Rechnungen ermöglicht, und die OZG-RE (Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform), die Organisationen der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierenden Bundesländern angeboten wird. Anstelle der OZG-RE können Organisationen der mittelbaren Bundesverwaltung auch eigene Lösungen für den Empfang von E-Rechnungen implementieren, sofern diese der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung - ERechV) entsprechen.

Dies sind die beiden Rechnungseingangsportale der unmittelbaren Bundesverwaltung, von Teilen der mittelbaren Bundesverwaltung und von teilnehmenden Bundesländern. Daneben gibt es zahlreiche selbst betriebene Plattformlösungen. Vergewissern Sie sich vor dem Versand einer Rechnung, dass Sie das richtige Portal verwenden und lassen Sie sich dies von Ihrem Kunden bestätigen.

Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE)

Um die Bundesverwaltung (z.B. Bundesministerien und oberste Bundesbehörden) bei der Annahme von E-Rechnungen zu unterstützen, wurde die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) entwickelt. Dabei handelt es sich um eine Webanwendung, die es Lieferanten und Dienstleistern ermöglicht, E-Rechnungen an die jeweilige Bundesverwaltung zu senden.

OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)

Für die Übermittlung von Rechnungen an die an das System angeschlossenen Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung und Länder wurde ein eigenes Portal entwickelt: die Onlinezugangsgesetz- oder OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE).

Sonstige

Aufgrund der föderalen Struktur Deutschlands erfolgt die Umsetzung der EU-Richtlinie in nationales Recht uneinheitlich und muss jeweils durch den Bund und die 16 Bundesländer erfolgen. Daher kann es aufgrund der jeweiligen landesrechtlichen Regelungen zu unterschiedlichen Anforderungen an die E-Rechnung für Lieferanten kommen - wie z.B. die zulässigen Formate (gemäß der Europäischen Norm 16931) oder Übermittlungswege, aber auch die monetären Unter- bzw. Obergrenzen.

Auf vielfachen Wunsch der Rechnungsaussteller hat das Bundesministerium des Innern und für Heimat auf seiner E-Rechnungswebsite eine Übersicht über die von den einzelnen Bundesländern angebotenen Informationen zur E-Rechnung veröffentlicht, um einen ersten Überblick über die Umsetzung zu geben. Für die Vollständigkeit, Aktualität und Richtigkeit der Informationen der einzelnen Bundesländer kann jedoch keine Gewähr übernommen werden. Weitere Informationen finden Sie in der Ländersynopse des KoSIT

Wenn Sie sich über die Rechtslage und die zu verwendende Leitweg-ID (sprich die Käuferreferenz, die zur eindeutigen Erkennung des jeweiligen Empfängers dient) unsicher sind, empfehlen wir Ihnen, sich direkt mit Ihren Kunden in den Länderverwaltungen in Verbindung zu setzen.

Übermittlungswege

Für Kunden, die an eines der beiden Rechnungseingangsportale des Bundes ZRE und OZG-RE angeschlossen sind, stehen grundsätzlich vier Möglichkeiten der E-Rechnungsübermittlung für Rechnungssteller zur Verfügung, die im Folgenden näher beschrieben werden:

  1. Peppol:

Im Rahmen der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in Deutschland hat der Nationale IT-Planungsrat beschlossen, dass öffentliche Stellen in Deutschland über das Peppol-Netzwerk erreichbar sein müssen, wenn sie einen Webservice für E-Rechnungen anbieten.

In der Tat ist Peppol die bevorzugte Empfangsmethode für die beiden Bundesportale und die einzige Methode, die den vollautomatischen Austausch elektronischer Dokumente und die Übermittlung großer Mengen elektronischer Rechnungen unterstützt. Daraus ergeben sich zusätzliche Vorteile wie höhere Effizienz, Qualität und Sicherheit.

Um Rechnungen über Peppol zu übermitteln, können Lieferanten wählen, ob sie den föderalen Peppol-Webservice (Peppol des Bundes) nutzen, einen bestehenden Peppol-Dienstleister wie Unifiedpost und unsere KMU-Lösung Banqup verwenden oder sich OpenPeppol anschließen und ihren eigenen Peppol-Zugangspunkt einrichten.

  1. E-Mail oder De-Mail (der staatlich geprüfte Dienst für rechtssichere Kommunikation im Internet):

Bei der Verwendung von E-Mail ist es wichtig, die von den Bundesbehörden auferlegten Beschränkungen zu beachten, z. B. dass jede E-Mail nur eine Rechnung enthalten darf und dass "No reply"-E-Mail-Adressen nicht verwendet werden dürfen.

Unabhängig davon, ob Sie an die ZRE oder an die OZG-RE senden (und ob Sie Standard-E-Mail oder den für die ZRE verfügbaren E-Government-Kommunikationsdienst De-Mail verwenden), ist der erste Schritt in beiden Fällen die Registrierung bei dem gewählten Einreichungsportal. Für beide Optionen gibt es hilfreiche Dokumentationen zum Prozess der elektronischen Rechnungseinreichung und beide Plattformen bieten auch eine Testumgebung, in der die Nutzer den Prozess üben können.

  1. Weberfassung:

Sowohl ZRE als auch OZG-RE ermöglichen die manuelle Eingabe der Rechnungsdaten in ein Webformular im Browser. Diese Methode empfiehlt sich, wenn Sie über keine eigene Software zur Erstellung von E-Rechnungen verfügen oder wenn Sie keine großen Mengen an Dokumenten einreichen müssen.

  1. Manueller Upload:

E-Rechnungen, die in einem anderen System im XRechnung-Standard erstellt wurden, können sowohl an die ZRE als auch an die OZG-RE mittels manuellem Upload übermittelt werden. Diese Methode wird neben der Web-Einreichung empfohlen, wenn keine eigene Software zur Erstellung von E-Rechnungen vorhanden ist oder keine großen Mengen an Dokumenten einzureichen sind.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser erste Schritt in die Erkundung der B2G E-Invoicing-Welt in Deutschland gefallen hat und dass Sie wertvolle Einblicke in die Vorschriften, Portale und Übertragungsmethoden gewonnen haben. Dies ist jedoch erst der Anfang. Freuen Sie sich auf unseren nächsten Beiträge, in dem wir tiefer in Rechnungsstandards, Peppol im Kontext des deutschen B2G E-Invoicing und den Stand der E-Invoicing-Verordnung in den einzelnen Bundesländern eintauchen werden. Erfahren Sie auch, wie unsere Rundum-Lösung für KMU, Banqup, Ihren Rechnungsprozess optimieren kann, um die Anforderungen der deutschen Behörden zu erfüllen.

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