Sichere E-Rechnungen (2/2): So wählen Sie die richtige Lösung

Sichere E-Invoicing-Lösungen und ihre Vorteile

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Für den sicheren Austausch elektronischer Rechnungen gibt es verschiedene Methoden, die von paneuropäischen Netzwerken bis hin zu spezialisierten Webanwendungen reichen und eine sichere Alternative zur - wie im ersten Teil dieser Serie erläutert - riskanten E-Mail-Übertragung.

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• Peppol: Dieses paneuropäische Netzwerk ist ein Paradebeispiel für einen sicheren und standardisierten Austausch elektronischer Dokumente, insbesondere von Rechnungen. Peppol gewährleistet die Authentizität und Integrität der Daten sowie eine verschlüsselte Übertragung über zertifizierte Zugangspunkte. Die Identitäten der Teilnehmer werden streng überprüft und der Datenaustausch erfolgt in einem einheitlichen Format. Das erleichtert die automatisierte Verarbeitung und minimiert das Betrugsrisiko erheblich.
  
  Weitere Informationen zu Peppol finden Sie auf unserer dedizierten Peppol-Seite sowie in unseren beiden Blogposts „Eine Einführung in Peppol“ und „Wie funktioniert Peppol?“

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• Andere sichere Netzwerke und EDI-Verbindungen: Neben Peppol existieren weitere etablierte sichere Netzwerke und Electronic Data Interchange (Elektronischer Datenaustausch, kurz EDI)-Verbindungen. Diese sind speziell für den sicheren Austausch sensibler Geschäftsdokumente konzipiert und bieten oft eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sowie strenge Sicherheitsmechanismen. Ihr Einsatz ist typischerweise eher in der klassischen 1:1 Verbindung zwischen Unternehmen bei einer hohen Anzahl von auszutauschenden Rechnungen.

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• Sichere Webanwendungen (z. B. Banqup): Moderne Softwarelösungen für das Rechnungsmanagement integrieren häufig sichere Übertragungskanäle für E-Rechnungen. Diese Plattformen stellen in der Regel die Authentizität der Benutzer sicher, verschlüsseln die Datenübertragung und protokollieren Transaktionen umfassend und nachvollziehbar.

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Gerade diese validierten Übertragungswege bieten einen entscheidenden Sicherheitsvorteil im Kampf gegen E-Mail-Rechnungsbetrug.

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Warum sichere E-Invoicing-Netzwerke entscheidend sind

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Die Nutzung dieser sicheren Übertragungswege, insbesondere von E-Invoicing-Netzwerken wie Peppol, ist im Kampf gegen Betrug mit E-Mail-Rechnungen von entscheidender Bedeutung. Die Systeme validieren die Daten von Sender und Empfänger, führen detaillierte Audit-Protokolle und befolgen strenge Richtlinien, um das Risiko von Betrugsversuchen zu minimieren.

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Im Peppol-Netzwerk werden Sender und Empfänger einer E-Rechnung in Deutschland beispielsweise durch eindeutige Unternehmensidentifikationsnummern verifiziert. Öffentliche Stellen nutzen in der Regel die Leitweg-ID, ansonsten häufig die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die DUNS-Nummer, die IBAN oder die GLN. Weitere Informationen zur Peppol-Teilnehmer-ID (Peppol-ID) finden Sie in unserem Blogbeitrag "Eine Einführung in Peppol".

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Ein weiterer wichtiger Sicherheitsaspekt ist, dass E-Rechnungen nicht einfach per E-Mail weitergeleitet werden können. Sie erreichen direkt und ausschließlich den vorgesehenen Empfänger in dessen Buchhaltungssystem. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit einer Kompromittierung sensibler Daten erheblich reduziert.

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Ihre Vorteile durch eine sichere Übertragung von E-Rechnungen

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Wie im ersten Teil dieser Serie dargelegt, bieten sichere Übertragungswege einen entscheidenden Vorteil im Kampf gegen E-Mail-Rechnungsbetrug.

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• Reduzierung von Phishing und gefälschten Rechnungen: Sichere Übertragungskanäle erschweren es Betrügern, gefälschte Rechnungen zu versenden, die auf den ersten Blick legitim erscheinen. Durch die Authentifizierung der Absender wird diese gängige Betrugsmasche eliminiert.

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• Verhinderung von Manipulationen: Die Integrität der Rechnungsdaten wird durch sichere Übertragungsprotokolle und Technologien wie digitale Signaturen gewährleistet. Diese erkennen oder verhindern Manipulationen während der Übertragung.

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• Schutz vor Datendiebstahl und Industriespionage: Verschlüsselte Übertragungskanäle schützen sensible Finanzinformationen vor dem unbefugten Lesen oder Stehlen.

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• Stärkung des Vertrauens: Der Einsatz sicherer E-Rechnungssysteme stärkt zudem das Vertrauen zwischen Geschäftspartnern, da sich beide Parteien auf die Authentizität und Integrität der ausgetauschten Dokumente verlassen können.

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• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen: In vielen Ländern sind sichere Übertragungskanäle für E-Rechnungen empfohlen oder sogar gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere im B2G-Sektor (Business-to-Government, also Geschäftskontakte zwischen Unternehmen und Behörden). Die Nutzung solcher Systeme hilft Unternehmen somit, Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

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Neben sicheren Übertragungswegen spielen auch digitale Signaturen und Siegel eine entscheidende Rolle für die Sicherheit elektronischer Rechnungen.

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Erhöhte Sicherheit durch digitale Signaturen und Siegel

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Digitale Signaturen und qualifizierte elektronische Siegel sind für die Sicherheit elektronischer Rechnungen von entscheidender Bedeutung. Sie bieten wesentliche Vorteile in Bezug auf Authentizität, Integrität und rechtliche Gültigkeit.

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Doch was genau sind digitale Signaturen und Siegel? Schauen wir uns das mal genauer an: Digitale Signaturen dienen dazu, die Zustimmung einer Person zum Inhalt eines elektronischen Dokuments zu bestätigen und eine rechtliche Bindung herzustellen – vergleichbar mit einer handschriftlichen Unterschrift. Digitale Siegel werden dagegen meist von Unternehmen oder Organisationen verwendet, um die Herkunft und Unverfälschtheit eines Dokuments zu garantieren. Sowohl Signaturen als auch Siegel nutzen kryptografische Verfahren zur Sicherung.

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Gemäß Artikel 3 der eIDAS-Verordnung (der EU-weiten Verordnung für elektronische Signaturen und Vertrauensdienste) werden in der Europäischen Union verschiedene Arten von digitalen Signaturen und Siegeln unterschieden.

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• (Einfache) elektronische Signatur: Dies ist die grundlegendste Form und kann beispielsweise eine eingescannte Unterschrift oder das Einfügen des Namens unter eine E-Mail sein. Es handelt sich um elektronische Daten, die mit anderen elektronischen Daten verbunden sind und zum Unterzeichnen verwendet werden.

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• Fortgeschrittene elektronische Signatur: Diese Signatur ist enger an den Unterzeichner gebunden, ermöglicht dessen eindeutige Identifizierung und wird unter der alleinigen Kontrolle des Unterzeichners erstellt. Zudem ist sie so mit dem Dokument verknüpft, dass jede nachträgliche Änderung erkennbar ist. Oft wird hierfür eine sogenannte Public-Key-Infrastruktur (PKI) eingesetzt.

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• Qualifizierte elektronische Signatur/Siegel (QES): Die QES beruht auf einem qualifizierten Zertifikat und wird durch eine spezielle Signaturerstellungseinheit generiert. Nur die QES ist in der gesamten EU rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Sie wird häufig mithilfe von Geräten wie Chipkarten, SIM-Karten oder USB-Sticks erstellt.

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Digitale Signaturen und Siegel bieten zahlreiche Sicherheitsvorteile, darunter:

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• Authentizitätsüberprüfung: Qualifizierte elektronische Signaturen stellen die höchste in der gesamten Europäischen Union gesetzlich anerkannte Sicherheitsstufe dar. Werden sie auf eine Rechnung angewendet, bestätigen sie eindeutig die Identität des Unterzeichners und somit die Echtheit der Rechnung. Das bedeutet, dass der Empfänger sicher sein kann, dass die Rechnung tatsächlich von dem angegebenen Absender stammt und nicht von einer betrügerischen Quelle. Der Einsatz qualifizierter elektronischer Signaturen schafft somit ein hohes Maß an Vertrauen in die elektronische Rechnungsstellung.

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• Manipulationserkennung: Fortgeschrittene und qualifizierte digitale Signaturen gewährleisten, dass jede Veränderung am Dokument nach der Unterzeichnung sofort erkennbar ist. Dadurch werden unbefugte Änderungen verhindert und die Unversehrtheit der Rechnungsdaten gewährleistet.

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• Rechtliche Anerkennung: Gemäß der eIDAS-Verordnung haben qualifizierte elektronische Signaturen in der EU die gleiche Rechtsgültigkeit wie handschriftliche Unterschriften. Sie sind somit ein rechtlich anerkanntes Mittel zur Bestätigung und Genehmigung elektronischer Dokumente.

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Die Rolle sicherer Archivierungssysteme für E-Rechnungen

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Sichere Übertragungswege, Netzwerke und Plattformen sowie digitale Signaturen und Siegel sind zwar wichtige Elemente, aber nur ein Teil der Lösung. Um die langfristige Gültigkeit, Beweiskraft und GoBD-Konformität von E-Rechnungen zu gewährleisten und Betrug in Zukunft zu verhindern, ist auch eine sichere und prüfungssichere Archivierung unerlässlich. Moderne Archivierungssysteme für E-Rechnungen bieten folgende Vorteile:

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• Unveränderbarkeit und Manipulationssicherheit: Einmal archivierte Rechnungen dürfen gemäß den GoBD-Anforderungen nicht mehr verändert werden. Dies wird durch technische Maßnahmen wie Zeitstempel, Hash-Werte und Zugangskontrollen gewährleistet.

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• Langfristige Verfügbarkeit: Die Systeme stellen sicher, dass Rechnungen über die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist (in Deutschland in der Regel zehn Jahre) hinaus lesbar und zugänglich bleiben – unabhängig von technologischen Veränderungen oder Formatänderungen.

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• Vollständige Nachvollziehbarkeit: Alle Zugriffe, Änderungen und Vorgänge an archivierten Dokumenten werden detailliert protokolliert und sind somit vollständig nachvollziehbar, wie es die GoBD erfordern.

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• Schutz vor Datenverlust und -beschädigung: Durch redundante Speicherung und regelmäßige Backups werden Daten vor Verlust durch technische Defekte oder Cyberangriffe geschützt und die Datenintegrität sichergestellt.

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Globale Unterschiede bei der Einführung von E-Invoicing

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Über die reine Sicherheit hinaus bietet die Einführung von E-Invoicing auch globale Vorteile, insbesondere durch Netzwerke wie Peppol. Die grundlegenden Prinzipien Sicherheit, Authentizität und Integrität sind universell, doch die spezifischen Anforderungen und bevorzugten Technologien für sichere E-Rechnungen können von Land zu Land variieren.

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Viele Länder weltweit haben E-Invoicing bereits vorgeschrieben, und jedes Jahr folgen weitere. So hat beispielsweise Italien seit 2019 die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Sektor verpflichtend gemacht. Frankreich setzt bei der kommenden E-Rechnungspflicht stark auf das Peppol-Netzwerk. In Deutschland sind seit dem 1. Januar 2025 Formate im europäischen Standard (EN 1931), wie die XRechnung und ZUGFeRD, verpflichtend (Übergangsregelungen ausgenommen). In Lateinamerika gelten Länder wie Chile, Mexiko und Brasilien als Vorreiter. Auch in Afrika, Malaysia und den Staaten der Golf-Kooperationsrats (GCC) wird die Einführung der E-Rechnung vorangetrieben.

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Unternehmen, die international tätig sind, sollten sich mit den spezifischen Anforderungen in jedem Land vertraut machen, um sicherzustellen, dass ihre E-Rechnungsprozesse effizient, rechtlich konform und sicher sind. Angesichts des zunehmenden E-Mail-Rechnungsbetrugs ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um über den Umstieg auf E-Invoicing nachzudenken. E-Invoicing ist eine sichere, kostengünstige und weltweit akzeptierte Methode der Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen.

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Fazit: Sicherheit zuerst – investieren Sie in sichere E-Rechnungslösungen!

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Nachdem wir in dieser zweiteiligen Serie die Bedeutung sicherer E-Rechnungen sowohl aus Sicht der Risiken als auch der Lösungen beleuchtet haben, lässt sich Folgendes zusammenfassen:

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Zwar bietet die Umstellung auf elektronische Rechnungen erhebliche Vorteile in Bezug auf Effizienz und Kosteneinsparungen, dennoch ist es entscheidend, von Anfang an auf Sicherheit zu setzen. Unsichere Übertragungsmethoden wie die E-Mail bergen erhebliche Risiken. Unternehmen sollten deshalb von Anfang an sichere Netzwerke wie Peppol oder andere sichere Übertragungskanäle und Plattformen nutzen. So können sie die Authentizität und Integrität ihrer E-Rechnungen gewährleisten und sich wirksam gegen Betrug schützen. Die Investition in sichere E-Rechnungslösungen ist eine Investition in die Sicherheit und Zukunft Ihres Unternehmens.

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Möchten Sie Ihre E-Rechnungsprozesse absichern und Betrug effektiv verhindern? Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere sicheren E-Rechnungslösungen zu erfahren!

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