E-Rechnungen, bzw. die elektronische Rechnungsstellung verändern gerade massiv die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungskommunikation und ihre Finanztransaktionen handhaben. Doch wie jede aufstrebende Technologie kommt sie oft mit ihrem eigenen Anteil an Mythen und Missverständnissen. In diesem Blog werden wir in diese Mythen eintauchen und sie aus unserer professionellen Sicht bewerten, um das wahre Potenzial und die Vorteile der E-Rechnungsstellung aufzudecken. Am Ende werden Sie sehen, warum die E-Rechnungsstellung nicht nur eine moderne Notwendigkeit, sondern auch ein leistungsstarkes Werkzeug für Unternehmen jeder Größe ist.
Was ist E-Rechnungsstellung?
Bevor wir uns mit den Mythen befassen, nehmen wir uns einen Moment Zeit, um zu verstehen, worum es sich bei E-Rechnungen oder E-Invoicing wirklich handelt. Und schon mal vorab: PDF-Rechnungen, die per E-Mail übermittelt werden, gehören nicht dazu! Im Gegenteil: Unter E-Rechnungsstellung versteht man den gesamten Prozess vom Erstellen, über das Senden und bis zum Empfangen von Rechnungen elektronisch anstelle von traditionellen Papierdokumenten.
Tatsächlich ist es so, dass im aktuellen Gesetzentwurf für die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung in Deutschland (für B2B geplant ab 2025) die PDF-Rechnung explizit nicht als elektronische Rechnung akzeptiert wird. Das muss man verstehen, um zu sehen, was hier an Veränderungen ansteht! Nur noch digitale Rechnungen nach EN 16931 (z.B. XRechnung) gelten dann als elektronische Rechnung!
Daher muss man die Dinge umfassend betrachten, und so beinhaltet die E-Rechnungsstellung auch den digitalen Austausch von Rechnungsdaten, oft über sichere Plattformen und standardisierte Formate, um manuelle Arbeit und mögliche Fehler zu reduzieren. Dies bedeutet auch eine Verlagerung mit Fokus auf Informationen und Daten. Schließlich liegt der Mehrwert einer Rechnung nicht im Medium, sondern in dem, was in dem Dokument geschrieben ist: Warum Sie von Ihrem Kunden bezahlt werden möchten und warum Ihr Kunde wissen muss, warum er Sie bezahlen soll. In einer datenhungrigen Welt ist dies wichtig, da immer mehr Organisationen bessere und umfangreichere Daten von ihren Lieferanten fordern.
Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen können tatsächliche E-Rechnungen diesen zunehmenden Anforderungen an Transparenz und Präzision effizient gerecht werden. Das ist auch der Grund warum die Staaten sogenannte “B2B Meldeplattformen” einführen und den Rechnung-Steller und -Empfänger verpflichten, die Rechnungen dort zu reporten. Nicht zuletzt um die Steuertransparenz zu erhöhen!
Die Realität der E-Rechnung: Mythen und Wahrheit
Nachdem wir nun geklärt haben, was E-Invoicing ist, werfen wir einen Blick auf die häufigsten Mythen und erläutern Ihnen mit unserem Fakten-Check, wie wir das sehen!
Mythos 1: E-Rechnungsstellung ist zu kompliziert
Fakt: Moderne E-Rechnungsstellungs-Systeme sind benutzerfreundlich gestaltet. Unternehmen jeder Größe können diese Plattformen problemlos nutzen und E-Rechnungsstellung wird so für alle zugänglich. Es ist einfacher als Sie denken und es höchste Zeit, die Digitalisierung entschieden voranzutreiben. Hier bieten sich insbesondere moderne Cloud-Lösungen an. So wie es ganz konkret auch unser Service Banqup ermöglicht, fokussiert die Belange der KMUs im Auge zu haben, und auf dieser Basis anschließend auch ergänzende Services (wie z.B. Integration von Bezahlmöglichkeiten oder von Rechnungsfinanzierung) anbieten zu können.
Mythos 2: E-Rechnungsstellung ist teuer
Fakt: Obwohl die anfängliche Einrichtung Kosten verursachen kann, reduziert die E-Rechnungsstellung erheblich die Ausgaben für Papier, Druck und Porto, was zu erheblichen langfristigen Einsparungen führt. Erst mit einer vollständig elektronischen Rechnung werden zudem hochspannende ergänzende Lösungen möglich. Zum Beispiel: die flexible Finanzierung von Rechnungen über ein selektives Rechnungsfinanzierungs-Angebot für SME!
Mythos 3: E-Rechnungsstellung ist unsicher
Fakt: E-Rechnungsstellungs-Plattformen haben höchste Priorität bei der Sicherheit und verwenden fortschrittliche Verschlüsselungs- und Schutzmaßnahmen, um Ihre Daten effektiver zu schützen. Weit sicherer als Papierrechnungen, die anschließend beim Empfänger wieder aufwändig eingescannt werden müssen.
Mythos 4: E-Rechnungsstellung ist nur etwas für technikversierte Unternehmen
Fakt: Die meisten E-Rechnungsstellungs-Systeme sind benutzerfreundlich und erfordern kein fortgeschrittenes technisches Know-how. Sie sind speziell dafür entwickelt, die Rechnungsstellung für jeden zu vereinfachen. Zum Beispiel kann der Rechnungsprozess ortsunabhängig durchgeführt werden. Niemand muss in das Büro fahren, um Papier-Rechnungen zu prüfen. Auch vom Home-Office kann nahtlos und sicher weitergearbeitet werden.
Mythos 5: E-Rechnungsstellung ist zeitaufwendig
Fakt: E-Rechnungsstellung automatisiert Prozesse, reduziert manuelle Arbeit und spart Zeit, während Fehler minimiert werden. Der Anteil der automatisierten Rechnungsprüfung kann massiv erhöht werden. Die Prozesskosten sind die eigentlichen Einsparungspotentiale.
Mythos 6: E-Rechnungsstellung erfordert hohe IT-Investitionen
Fakt: Cloud-basierte E-Rechnungsstellungs-Lösungen minimieren die Notwendigkeit für umfangreiche IT-Infrastruktur und sind kostengünstig für Unternehmen. Hier können Skaleneffekte vom E-Rechnungsanbieter an den User weitergegeben werden.
Mythos 7: E-Rechnungsstellung dreht sich nur um die Einhaltung von Vorschriften
Fakt: Die Einhaltung von Vorschriften ist entscheidend, aber die E-Rechnungsstellung bietet zusätzliche Effizienz- und Kostenvorteile. Siehe oben!
Mythos 8: E-Rechnungsstellung ist nur für Inlands-Transaktionen
Fakt: E-Rechnungsstellung ist nicht auf Inlands-Transaktionen beschränkt und kann die internationale Rechnungsstellung vereinfachen, um die Einhaltung der Vorschriften verschiedener Länder sicherzustellen. Gerade international entstehen hier vielfältige Anforderungen, deren Einhaltung nur ein spezialisierter Anbieter gewährleisten kann.
Mythos 9: E-Rechnungsstellung ist weniger zuverlässig
Fakt: Moderne E-Rechnungsstellungs-Systeme sind äußerst zuverlässig und bieten Transparenz und Nachverfolgbarkeit während des gesamten Rechnungsstellungs-Prozesses. Gerade die Archivierung und anschließende Suche sind deutlich besser als im Papierprozess.
Mythos 10: E-Rechnungsstellung verringert die menschliche Interaktion
Fakt: E-Rechnungsstellung verbessert die Kommunikation zwischen Unternehmen und vereinfacht Interaktionen, wodurch Beziehungen gestärkt werden. Es bleibt mehr Zeit für das Wesentliche!
Vorteile der E-Rechnungsstellung für Unternehmen:
Warum sollten Unternehmen die E-Rechnungsstellung in Betracht ziehen? Schauen wir uns einige der zahlreichen E-Invoicing-Vorteile an, die weit über die Mythen hinausgehen:
- Kosteneinsparungen: E-Rechnungsstellung reduziert erheblich die Kosten für Papier, Druck und Porto und bietet langfristige finanzielle Vorteile. Darüber hinaus sind vollständig digitale Prozesse die eigentlichen Treiber für die Kosteneinsparungen.
- Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Arbeit, minimieren Fehler und optimieren den Rechnungsstellungs-Workflow.
- Umweltfreundlich: Die Umstellung auf papierlose Rechnungsstellung reduziert den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens und trägt zu Nachhaltigkeitszielen bei. Wertvolles Papier für Rechnungen zu verwenden, ist schlichtweg nicht mehr zeitgemäß!
- Verbesserte Sicherheit: E-Rechnungsstellungs-Plattformen haben höchste Sicherheitspriorität und gewährleisten die sichere Übertragung und Speicherung sensibler Finanzdaten.
- Einhaltung von Vorschriften: E-Rechnungsstellung hilft Unternehmen, die Einhaltung von Steuervorschriften sicherzustellen und minimiert das Risiko von Strafen.
- Geschäftswachstum: Effizientere Rechnungsstellungsprozesse sparen Zeit und Ressourcen, ermöglichen es Unternehmen, sich auf Wachstum und Innovation zu konzentrieren.
Fazit
Zusammenfassend ist E-Invoicing nicht nur die Zukunft, sondern auch die Gegenwart von Finanztransaktionen. Die Entmystifizierung dieser Mythen ist entscheidend, damit Unternehmen das volle Potenzial der E-Rechnungsstellung nutzen, Kosten sparen, die Effizienz steigern und zu einer nachhaltigen Zukunft beitragen können. Es ist an der Zeit, die digitale Transformation anzunehmen und von den vielen Vorteilen zu profitieren, die die E-Rechnungsstellung bietet.
Nehmen Sie sich die Zeit, die vielen Vorzüge der E-Rechnungsstellung zu erkunden und besuchen Sie unsere anderen Blogbeiträge, um noch mehr Informationen zu erhalten. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihnen mehr über unsere Lösungen und deren Nutzen für Ihr Unternehmen zu erzählen.
